Responsable Administratif et Financier (h/f)

MiE du Roubaisis

Publié il y a 4 semaines

La MiE est une structure d’appui au développement du territoire du Roubaisis qui exerce ses missions dans 3 domaines :

  • Le développement territorial des ressources humaines.
  • L’information sur la formation et l’orientation professionnelle pour tout public.
  • L’égalité des chances d’accès à l’emploi.

Cette association contribue au développement économique, à la politique de l’emploi et de la formation professionnelle, sur les communes de Roubaix, Leers et Lys-lez-Lannoy, à l’échelle de l’ensemble des territoires qui composent la Métropole Européenne de Lille.

Son rôle est d’œuvrer au côté des collectivités, en particulier les communes, pour accompagner leur stratégie en matière d’emploi, d’insertion professionnelle et de formation grâce à son expertise RH, sa connaissance des compétences attendues par la filière, le montage d’actions dédiées à l’information, la mise en relation a but d’emploi et de montée en compétences des publics. Pour cela, elle s’appuie sur des dispositifs existants et crée de nouveaux programmes d’actions permettant un effet levier sur ces champs d’action.

A ce titre, la MiE gère des dispositifs emploi/formation en ayant recours aux financements publics issus de l’Europe (FSE/FEDER), fonds de l’Etat, de la Région Hauts de France, du Département du Nord, de la Métropole européenne de Lille et des communes adhérentes (Roubaix, Lys-lez-Lannoy, Leers), pour un budget total de 2 M€.

ANNONCE :

Vous êtes issu(e) d’une formation supérieure de type gestion administrative et financière,

vous avez l’expérience de la gestion de projets européens et de la gestion administrative et financière d’une association ou avez acquis une expérience professionnelle significative sur des fonctions similaires. A ce titre vous avez le goût pour la gestion de dispositifs financiers complexes.

Persévérant(e), et sensible à l’intérêt collectif, vous avez la volonté de placer au premier plan les dimensions humaines et sociales dans la mise en place de vos actions.

Curieux, vous êtes en veille sur les nouveaux financements européens et nationaux et avez la capacité d’anticiper les changements.

Sous la responsabilité de la direction de l’association, le ou la responsable administratif(ve) et financier(ère) aura pour mission d’assurer l’organisation administrative et financière des décisions prises par les instances.

A cet effet, vous serez chargé(e) de :

Piloter l’administration des ressources budgétaires de la structure

1- Contribuer à la définition des orientations financières de la structure

• Élaboration du budget annuel en fonction des orientations stratégiques
• Effectuer une répartition du temps de travail prévisionnel par salarié en lien avec la direction
• Préparer les données financières pour l’Assemblée Générale et les autres instances

2 – Suivre les dossiers de financements en lien avec l’assistant financier
• Superviser le contrôle de gestion
• Développer et mettre en place des outils d’ajustement et de régulation
• Réaliser les bilans intermédiaires

– Analyser les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

– Proposer des solutions financières (arbitrages, …) à la direction

– Faire valider toute modification par le CA

• Réaliser les bilans finaux (Contrôler la conformité des données…)
• Mettre en place et suivre des processus assurant la fiabilisation et/ou la certification des comptes
financiers
• Élaborer, mettre en oeuvre et optimiser les procédures et conditions de gestion financière de l’entreprise
• Produire les états financiers de la structure
• Clôturer les comptes en lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes
• Suivi des financeurs en lien avec l’assistant financier
• Supervision de la refacturation de salle ou de bureau

3 – Gérer les financements européens (FSE, FEDER…)

• Assurer le lien avec l’OI Commun :

Représenter le PLIE aux instances techniques de gestion et au CA de l’OI Commun Gestion de la conformité des dossiers : contrôle et instructions

• Instruction et Contrôle des dossiers externes (opérateurs et autres PLIE) en lien avec l’assistante de
gestion
• Participation aux réunions des gestionnaires et directeurs PLIE
• Veiller au respect de la piste d’audit pour garantir le financement FSE du PLIE
• Assurer l’appui à la programmation des PLIE (suivi des appels à projets, montage d’opérations, réponse
aux contrôles, …)
• Être garant de l’application des procédures

4 – Contribuer au développement des financements en lien avec l’assistant financier

• Soutien/appuie dans le montage et le suivi de dossiers de financements

5 – Piloter la comptabilité générale et analytique ainsi que la gestion de la trésorerie

• Anticiper et évaluer les besoins en trésorerie
• Suivre l’évolution de la situation financière de la structure afin d’assurer les paiements
• Effectuer les relances de fonds entrants et sortants
• Superviser le suivi et l’archivage des factures et des pièces comptables et la production des documents
comptables
• Effectuer le suivi et cadrage comptable (générale, tiers et analytique)
– Contrôle des règlements fournisseurs
– Pré-validation des bons de commande
• Supervision du cabinet pour la saisie comptable
• Suivi des organismes sociaux et des déclarations

6 – Piloter l’administration de la gestion des Ressources Humaines

• Gestion de la paie et de l’administration du personnel

– Piloter et garantir la bonne réalisation de la paie mensuelle en lien avec l’assistante RH et le cabinet comptable
– Contrôle de la paie avant et après transmission au cabinet comptable
– S’assurer de la bonne mise en place des contrats de travail et avenants en lien avec l’assistante RH

• Gestion des procédures disciplinaires

– Organiser les procédures en lien avec l’avocat/avocate
– S’assurer de la complétude des dossiers en lien avec l’assistante RH

• Garant du suivi du temps de travail des collaborateurs
– Organiser, sécuriser et adapter les dispositifs relatifs au temps de travail
– Veiller au reporting des équipes sur le logiciel approprié
• Contribution au suivi du plan de formation
• Gestion et mise à jour des accords d’entreprise ou convention collective
• Veille juridique

7 – Superviser la gestion administrative générale

• Assurer le contrôle du courrier entrant et sortant
• Gérer les relations avec les divers fournisseurs en lien avec l’assistante administrative
• Gérer la clôture définitive de l’association Gagner

8 – Animer un réseau de partenaires financiers

• Assurer l’interface avec les partenaires externes (expert-comptable, commissaire aux comptes, banque, organismes sociaux, assurances…)

9 – Participer aux instances et réunions MiE en qualité de membre du comité de direction.
• Suivre les projets en cours, exposer les études de faisabilité financière et budgétaire
• Apporter un éclairage budgétaire lors de réunions techniques

10 – Assurer le management de l’équipe de 4 personnes composé de : 

• un assistant financier, une assistante RH, une secrétaire, une chargée d’accueil
• Fixer les objectifs individuels de chaque collaborateur et suivre les résultats de chacun
• Responsabiliser sur le reporting pour assurer une traçabilité de l’activité
• Monter en compétences les collaborateurs
• Impulser une dynamique d’innovation, d’évolution des pratiques
• Planifier et animer les réunions d’équipe, entretiens de pilotage, entretiens annuels, …

11 – Assurer le reporting de son activité

• Gestion de l’agenda : Innovance
• Rendre compte à son hiérarchique de l’état d’avancement des actions

12 – Savoir-être

• Confidentialité
• Réactivité
• Rigueur
• Esprit d’initiative et curiosité
• Autonomie et travail en équipe
• Organisation
• Aptitude à l’anticipation
• Goût pour la gestion des dispositifs complexes
• Disponibilité
• Aisance relationnelle
• Adaptation au changement
• Capacité à réagir rapidement en proposant des solutions fiables
• Capacité à déléguer et à contrôler

13 – Compétences

Très bonne connaissance des mécanismes financiers régissant les Fonds Européens (FSE, FEDER…), et du fonctionnement et de la répartition des compétences des collectivités locales et territoriales, de l’Europe, de l’État,
Maîtrise complète des logiciels bureautique notamment XL
Connaissance des dispositifs d’intervention publique favorisant l’accès ou le retour à l’emploi des personnes les plus en difficulté
Connaissance de l’ensemble des acteurs intervenant en matière d’information sociale et professionnelle : Etat, SPE, collectivité, structure d’insertion…

Caractéristiques de l'emploi

EntrepriseMiE du Roubaisis
LieuRoubaix
ContratCDI
FilièreAdministratif et financier
Durée de travailTemps plein
RémunérationA négocier

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Je prends connaissance que mes coordonnées et mon CV seront conservées par les équipes de la MiE afin d\'être transmises au recruteur auprès duquel je postule. Je reconnais avoir pris connaissance que mes coordonnées pourront également être conservées afin de recevoir de nouvelles opportunités (emplois ou formations) proposées par la MiE ou ses partenaires.