Assistante de Direction confirmée

MiE du Roubaisis

CDD
Roubaix
Publié il y a 2 semaines



La MiE est une structure d’appui au développement du territoire du Roubaisis qui exerce ses missions dans 3 domaines :

  • Le développement territorial des ressources humaines
  • L’information sur la formation et l’orientation professionnelle pour tout public
  • L’égalité des chances



Les missions

  1. Missions d’assistance de la direction
  • Suivi juridique de la vie associative et des instances : préparation des réunions, jusqu’au classement des PV des instances décisionnelles (comité des directeurs, CA, AG, AG extraordinaire, statuts, réunions avec les DP, comités de pilotage…), interface dans les relations administratives avec les administrateurs, suivi de dossiers contentieux et préparation des contrôles en lien avec le responsable financier, suivi administratif des appels d’offre et du respect des procédures d’achat.
  • Gestion des appels téléphoniques à destination de la direction
  • Gestion de l’agenda
  • Suivi et vérification de tableaux de bord
  • Recherche documentaire sur Internet
  • Planifier, assurer la logistique
  • Rédaction de documents administratifs complexes
  • Courriers spécifiques et/ou personnalisés
  • Compte-rendu et bilans, réponse à appel à projet, rapports
  • Consultations, conventions

2. Ressources humaines

  • Mise en œuvre et suivi du plan de formation des salariés (tenue du tableau bord, appels d’offre, organisation des déplacements et de la logistique, suivi du tableau Agefos…)
  • Établissement et suivi des contrats de travail, avenants, DUE…
  • Mise à jour de l’organigramme
  • Préparation des entretiens annuels et entretiens professionnels (organisation, suivi planning et saisie)
  • Actualisation des profils de poste,
  • Assistance au processus de recrutement (description des postes, diffusion des offres sur les job boards, réception des candidatures, pré-sélection des candidats sur CV, organisation des sessions de test et réponses aux candidats)
  • Suivi du tableau d’affichage et des mises à jour de documents
  • Suivi des variables de paie relatives aux absences et indemnités journalières sur logiciel collaboratif de Ressources Humaines
  • Préparation des notes de service
  • Participe à la mise en place et au suivi du DU (document unique)
  • Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel, en lien avec le responsable administratif et financier
  • Participation aux réunions du CSE, suivi et compte rendu
  • Assurer la traçabilité de l’activité
  • Elaboration de tableaux de bord, reporting, et présentations
  • Rendre compte à son hiérarchique de son activité et instruire le logiciel Innovance
  • Veiller au respect des procédures de travail, de classement des données et d’archivage

Formation

Diplôme niveau supérieur en droit ou gestion et/ou égal à BAC + 3/4 ou équivalent

Profil expérimenté : expérience de 5 à 8 ans dans des fonctions d’Assistanat de Direction en PME.

La connaissance du fonctionnement des collectivités locales serait un plus.

Aptitudes et compétences

  • Excellentes capacités rédactionnelles
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur dans l’exécution du travail
  • Respect de la confidentialité
  • Sens du travail en équipe
  • Autonomie
  • Capacité de résistance aux situations de stress
  • Capacité à travailler dans l’urgence
  • Disponibilité et ponctualité
  • Polyvalence
  • Maîtrise des logiciels Word, excel, Powerpoint et facilités d’apprentissage de tout logiciel

Conditions du poste

  • CDD de remplacement
  • Rémunération brute annuelle : 29K€ à 30 K€
  • Prime de 13ème mois (incluse dans rémunération ci-dessus)
  • Tickets restaurant
  • Mutuelle

Caractéristiques de l'emploi

Catégorie emploiAction sociale
EntrepriseMiE du Roubaisis
LieuRoubaix
ContratCDD
FilièreAction sociale
Durée de travailTemps plein
Rémunération29 à 30k €

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Je prends connaissance que mes coordonnées et mon CV seront conservées par les équipes de la MiE afin d\'être transmises au recruteur auprès duquel je postule. Je reconnais avoir pris connaissance que mes coordonnées pourront également être conservées afin de recevoir de nouvelles opportunités (emplois ou formations) proposées par la MiE ou ses partenaires.